Das Geheimnis erfolgreicher Stressbewältigung

Für Projektleiter und Produktmanager und alle, die sich manchmal gestresst fühlen

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Was ist Stress?

Stress ist ein körperlicher oder psychischer Zustand der Anspannung, der durch eine bestimmte Situation hervorgerufen wird. Unser Gehirn bewertet jeden Reiz und jede Situation innerhalb weniger Millisekunden. Diese Bewertung erfolgt auf Grundlage unserer bisherigen Erfahrungen mit ähnlichen Situationen aber auch durch unsere Werte, gesellschaftliche Normen und unsere förderlichen oder limitierenden Glaubenssätze. Folglich ist Stress sehr subjektiv und kann zudem als positiv oder negativ empfunden werden.

Stressempfinden ist subjektiv

Es gibt positiven und negativen Stress

In unserer Gesellschaft ist das Wort Stress eher negativ behaftet. Tatsächlich kann aber zwischen positivem Stress (Eustress) und negativem Stress (Distress) unterschieden werden. Auch dies möchte ich mit einem Beispiel veranschaulichen:

Die 11 häufigsten Stresssymptome bei Projektleitern und Produktmanagern

Laut einer Studie der pronova BKK wurden deutsche Arbeitnehmer im Jahr 2019 durchschnittlich acht Tage wegen körperlicher und zwei Tage wegen psychischer Beschwerden vom Arzt krankgeschrieben. Die häufigste Ursache hierfür war Stress. Besonders oft drückt sich dieser in den folgenden physischen und psychischen Symptomen aus:

Psychische Begleiterscheinungen

Solltest du häufig solch negativen Stress erleben, rate ich dir dazu, dir einige Strategien zur Stressbewältigung anzueignen. Tipps und Tricks zum Stress vermeiden und innere Anspannung lösen bekommst du weiter unten auf der Seite oder in meinen Selbstreflexionskursen und im Wanderseminar „Stressbewältigung für Projektleiter und Produktmanager“.

Wie entsteht Stress?

Was bedeutet Stressbewältigung?

Tipps und Methoden zur Stressbewältigung

Im Folgenden gebe ich dir einige Tipps, um Anspannung zu lösen und zeige dir Methoden, mit denen du Stress in den Griff bekommen kannst. Natürlich sind diese Tipps und Methoden prinzipiell für jeden anwendbar. Als stresserprobte Projektleiterin habe ich sie aber mit besonderem Fokus auf Projektleiter und Produktmanager geschrieben und nutze insbesondere bei den methodischen Anleitungen Beispiele aus dem Arbeitsalltag dieser beiden Zielgruppen. Dabei mischen sich Erfahrungen aus meiner Arbeit mit Coachees, Kollegen, Kunden und Selbstreflexion mit psychologischem Coachingwissen. Ich werde die Sammlung immer weiter ausbauen. Von Zeit zu Zeit vorbeizuschauen lohnt sich also.

Natürlich interessiert es mich brennend, wie es dir mit den Tipps und Methoden zur Stressbewältigung ergangen ist und wie du sie auf deine persönliche Situation angepasst hast. Daher freue ich mich sehr über deine Erfahrungen als Kommentar am Ende der Seite oder per E-Mail.

Tipp 1: Sprich mit anderen über deine Situation

Vertrauten Personen wie Freunden, dem Partner oder Familienmitgliedern von stressigen Situationen im Arbeitsalltag als Projektleiter oder Produktmanager zu erzählen kann sehr hilfreich sein. Zum einen kannst du deine Gedanken beim lauten Aussprechen sehr viel besser ordnen, wie wenn du alleine darüber nachdenkst. Oft hilft dies allein schon, mehr Klarheit zu bekommen und zu erkennen, was den Stress wirklich auslöst. Zum anderen können dir deine Zuhörer beim Analysieren der Stresssituation helfen. Gleichzeitig erfahren sie mehr über dich und wie es dir gerade geht und können wohlwollend darauf reagieren.

Eine Stressorenanalyse mit engen Vertrauten hat jedoch auch Grenzen. So ist der Partner vielleicht in die Stresssituation verwickelt. Zum Beispiel wenn eine angespannte Situation in der Firma mit einer Doppelbelastung durch die Familie zusammenkommt. Außerdem sind Familienmitglieder und Freunde meist polarisierend, haben eine klare Meinung zu etwas und bewerten die Situation und alle daran Beteiligten.

In diesem Fall kann es hilfreich sein, dir eine völlig unbeteiligte Person wie beispielsweise einen Coach zu suchen und gemeinsam die Situation sachlich und methodisch anzugehen.

Das sagen meine Coachees

Tipp 2: Führe ein Stress-Tagebuch

Eine prima Methode zum Aufdecken von Stressoren – gerade bei sehr komplexen, schwer durchschaubaren Problemen – ist das Stress-Tagebuch. Hierfür bist du zudem auf keine anderen Personen angewiesen.

Kauf dir am besten ein schönes Notizbuch und lass jeden Abend den Tag Revue passieren.

• Was hat dich geärgert?
• Was hat dir zu schaffen gemacht?
• Wann hast du dich gestresst gefühlt? Warum?
• Wo warst du in dieser Situation? Wer war um dich herum?
• Wie hast du dich gefühlt?

Schreib alles auf, was dir dazu einfällt. Wenn du nicht so gerne schreibst oder dir das Schreiben zu lange dauert, kannst du auch auf eine Audio-Aufnahme-App zurückgreifen oder dir eine Tagebuch-App auf dein Smartphone laden, die du auch durch Spracheingabe befüllen kannst.

Das Stress-Tagebuch eignet sich auch perfekt, wenn du die Auslöser für bestimmte Symptome analysieren möchtest. Ich habe diese Methode zum Beispiel einige Monate genutzt, um herauszufinden, wodurch meine Kopfschmerzen ausgelöst werden und habe dann entsprechende Maßnahmen aus diesen Erkenntnissen abgeleitet.

Tipp 3: Stell die Situation einmal auf den Kopf und analysiere aus der entgegengesetzten Richtung

 Die Kopfstand-Methode hat ihren Ursprung in den Kreativitätstechniken, eignet sich aber auch für das Aufspüren von Stressoren hervorragend. Nehmen wir mal an als Projektleiter oder Produktmanager leidest du darunter, nicht richtig abschalten zu können. Schon auf dem Weg zur Arbeit grübelst du darüber nach, wie du ein bestimmtes Problem am besten lösen könntest. Statt abends den Rechner herunter zu fahren und auch gedanklich Feierabend zu machen, kreisen die Gedanken um dein Projekt weiter in deinem Kopf und morgens wachst du gerädert auf und stellst fest, dass du auch nachts nicht recht zur Ruhe gefunden hast. Dein Problem wäre in diesem Beispiel also ein ruheloses Gedankenkarussell.

In unserer Gesellschaft sind wir darauf gepoolt, für alle Probleme möglichst rasch passende Lösungen zu finden und setzen uns damit oft selbst unter Druck. Die Kopfstand-Methode nimmt diesen Leistungsdruck bewusst weg. Das Problem wird als Frage formuliert und dann ins Gegenteil gewandelt. Für den Projektleiter im genannten Beispiel könnte die Problemfrage etwa lauten „Warum kann ich gedanklich nicht abschalten?“.

Tipp 4: Erkenne Glaubenssätze und Denkmuster, die dich einschränken

Glaubenssätze sind Überzeugungen über uns selbst, über andere und über die Welt. Viele dieser Denkmuster haben wir so fest in uns verankert, dass wir uns ihnen häufig gar nicht mehr bewusst sind und sie somit auch nicht mehr hinterfragen. Wir sind überzeugt davon, dass sie wahr sind. Unsere Wahrnehmung und unser Handeln werden stark von ihnen beeinflusst. Doch manche dieser Glaubenssätze limitieren uns und verstärken den negativen Stress.

Bevor du beginnst, Methoden zur Stressreduktion auszuprobieren, kann es daher sehr hilfreich sein, dir Gedanken über deine einschränkenden Glaubenssätze zu machen und diese aufzuspüren.

Stell dir bitte einmal vor du bist Produktmanager und entscheidest darüber, welche Funktionen dein Produkt haben bzw. nicht haben soll. Deine Entscheidungen musst du dann vor dem Management, dem Entwicklungsteam und den Nutzern begründen. Vermutlich hast du in deinem Arbeitsalltag dabei schon viele hitzige Diskussionen geführt. Wenn du jetzt jemand bist, der von sich glaubt „Ich muss mich ständig rechtfertigen“ oder von anderen glaubt „Alle hacken auf mir herum“, dann werden dich solche Diskussionen vermutlich extrem stressen. Du wirst schon angespannt ins Meeting gehen, jede Anmerkung als Angriff auf dich empfinden und folglich nach der Diskussion die Bestätigung haben, dass alle auf dir herumgehackt haben.

Schau dir nun einmal deine eigene Situation an. Was denkst du über dich und andere? Limitierende Glaubenssätze erkennst du leicht an Generalisierungen wie „alle“, „immer“, „nie“, etc.

Dieser Tipp lässt sich übrigens prima kombinieren mit dem nächsten.

Tipp 5: Mach einen Spaziergang und denke dabei über deine Situation nach

Ein Spaziergang hilft nicht nur gegen Stress, sondern regt auch das Nachdenken über sich und die eigene Situation an. Stell dir dabei immer und immer wieder die Frage „Was stresst mich?“ und „Warum stresst mich das?“. Wahrscheinlich erscheint dir das erstmal komisch. Aber durch die Wiederholung der Frage beschäftigst du dich sehr intensiv mit der Thematik und kannst immer neue Aspekte entdecken. Wenn du alleine unterwegs bist, nimm deinen Monolog am besten auf und schreib deine Erkenntnisse später nieder.

Diese Übung kannst du auch sehr gut zu zweit durchführen. Lass deine Begleitung die Frage formulieren und erzähle ihr dann von deiner Situation. Deine Begleitung sollte dich bei dieser Übung jedoch nicht unterbrechen, keine Rückfragen stellen und auf gar keinen Fall wertende Anmerkungen machen. Lass sie am besten am Schluss die Kernpunkte deiner Erzählung zusammenfassen und schreibt dann gemeinsam auf, was ihr dabei über deine Stressoren herausgefunden habt.

Wie du Stress vermeidest und deine innere Anspannung löst

Sobald du weißt, durch was bei dir Stress ausgelöst wird, kannst du beginnen, ihn aktiv zu vermeiden oder zumindest zu reduzieren. Dazu möchte ich dir gerne das folgende Zitat auf den Weg mitgeben:

„Wenn dem Wollen ein Tun folgt, ist das der erste Schritt zu einer neuen Erfahrung.“ (Monika Minder)

Im Folgenden findest du Methoden und Vorschläge für Maßnahmen, mit denen sich Stress vermeiden und innere Anspannung lösen lässt. Probiere ruhig mehrere dieser Tipps aus. Denn wie die Stressoren ist auch die Wirkung einer Maßnahme individuell. Was dem einen vielleicht nichts taugt, schlägt beim anderen voll ein.

Zudem solltest du versuchen, die Maßnahmen, die bei dir besonders gut wirken, regelmäßig anzuwenden und in deinen Alltag zu integrieren. Nur so erzielst du einen dauerhaften Erfolg.

Tipp 1: Lege Aufgaben fest und priorisiere

Kennst du das Gefühl, unglaublich viele Kleinigkeiten erledigen zu wollen und am Ende des Tages gar nicht mehr genau sagen zu können, was du gemacht hast? Oder aber den Tag mit dem frustrierenden Gefühl zu beenden, viel zu wenig geschafft zu haben?

In diesem Fall können Aufgabenlisten sehr hilfreich sein. Stell dir dazu jeden Morgen die Frage „Was möchte ich heute erreichen?“ und schreib dann alle Aufgaben untereinander auf, die dir dazu einfallen.

Wenn die Liste lang wird, solltest du jedoch priorisieren, bevor du anfängst, sie abzuarbeiten.

Immer wenn du nun eine Aufgabe abgearbeitet hast, streichst du sie durch. Dadurch generierst du zum einen über den Tag verteilt immer wieder kleine Erfolgserlebnisse. Zum anderen behältst du immer den Überblick, wo du stehst.

Am Ende deines Arbeitstages ist deine Liste im Optimalfall vollständig abgearbeitet. Wenn nicht, hast du dir wahrscheinlich zu viel vorgenommen. Oder du hast den limitierenden Glaubenssatz, egal wie viel du arbeitest, nie genug leisten zu können. Aber auch hierfür dient die Liste: Du bekommst ein realistisches Bild davon, was du an einem Arbeitstag leisten kannst. Aber Vorsicht: Die Maßnahme für eine nicht abgearbeitete Liste sollte nicht Überstunden heißen! Reflektiere stattdessen jeden Abend nochmal und beende den Tag mit einem Erfolgserlebnis.

Fragestellungen hierfür können sein:

• Was habe ich heute erreicht?
• Welchen Mehrwert hatte meine Arbeit?
• Was hat mir heute am meisten Spaß gemacht?
• Oder Was habe ich heute gelernt?

Tipp 2: Sei dein eigener Anti-Stress Zeitmanager

Kalender füllen

Wie viele Lücken hast du jetzt noch in deinem Kalender? Hast du für eine Besprechung vorab etwas vorzubereiten? Oder ist es wahrscheinlich, dass du aus der Besprechung mit ein paar Aufgaben gehen wirst? Dann empfehle ich dir, auch hierfür schonmal Zeit in deinem Kalender zu blocken. Dadurch stellst du sicher, dass du dir die Zeit für die Vor- und Nachbereitung nehmen kannst und kommunizierst den Kollegen gleichzeitig, wann du nicht verfügbar bist.

Pausen einplanen

Wann machst du für gewöhnlich Mittagspause? Hast du diese Zeit schon als Abwesenheit in deinem Kalender geblockt? Oder gehörst du zu denen, die regelmäßig ihre Mittagspause verkürzen, weil noch was ganz Wichtiges zu erledigen ist, für das sonst keine Zeit bleibt? Verschlingst du dann dein Pausenbrot ohne dir darüber so richtig bewusst zu sein vor deinem Bildschirm? Wie wäre es stattdessen mit einem kleinen Spaziergang, um den Kopf wieder frei zu bekommen?

Oder wie wäre es mit einem kurzen Kaffee-Gespräch mit jemandem, mit dem du nicht direkt zusammenarbeitest oder einer Runde um den Block. Plane dir solche Gedanken- und Bewegungspausen ruhig auch vormittags oder nachmittags im Kalender ein, damit du für die nächsten Meetings wieder fit bist. Vielleicht denkst du jetzt „Sowas brauche ich doch nicht in meinen Kalender zu schreiben“. Aber wenn du zu denen gehörst, die sich viel zu wenig Pause gönnen und gestresst fühlen, kann so ein Kalendereintrag eine prima Erinnerung sein.

Wenn ihr im Büro einen Rückzugsort habt oder du im Homeoffice bist, empfehle ich dir zudem, den Energieschub durch einen 5 Minutenschlaf auszuprobieren. Wichtig ist dabei, dass du wirklich ungestört bist, dich hinlegen und die Augen schließen kannst und für 5 Minuten einmal an gar nicht denken musst und dich ganz auf deinen Atem konzentrieren kannst. Ich persönlich mache dies inzwischen, wenn möglich vor jeder wichtigen Moderation und starte damit voller neuerer Energie in den Termin.

Feierabendaktivitäten einplanen und sich etwas gönnen

Wer den ganzen Tag arbeitet, darf auch mal Feierabend machen. Die Arbeit wird dir nicht wegrennen. Aber sie lässt sich mit neuer Energie und neuem Elan am nächsten Tag erledigen, wenn du dir abends Zeit für private Dinge gönnst, die dir Spaß machen. Wie wäre es, mal wieder fein Essen zu gehen, das Tanzbein zu schwingen, sich mit Freunden zu treffen oder am Lieblingskrimi weiter zu lesen? Schließlich lebst du nicht nur fürs Wochenende, oder? Plane dir daher auch solche Aktivitäten am besten in deinem Kalender ein, damit du nicht vor lauter Terminen vergisst, Feierabend zu machen.

Vielleicht denkst du jetzt, die hat gut reden. Und ja, es liest sich leicht. Aber die Umsetzung verlangt dir eine große Portion Selbstdisziplin und konsequentes Dranbleiben ab. Gegebenenfalls hilft es dir an dieser Stelle, deinen Leidensdruck und die Stärke deiner Stresssymptome auf einer Skala zwischen 1 und 10 einzuordnen. Wie schwer wiegt der Druck, etwas zu ändern?

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